Tips Buat Business E-mail dalam Bahasa Inggris (2)

Pada tulisan ke-2 ini saya hendak melanjutkan tips tentang kata2 yang biasa digunakan dalam business e-mail dan tata cara penggunaannya.

1. Please advise

Ungkapan ini sangat sering saya gunakan dalam pertukaran business e-mail, terutama yang sifatnya meminta informasi. Artinya sama dengan ‘please inform’. Contohnya adalah sebagai berikut:

Please advise the alternative
Please advise the clue
Please advise the outcome

Catatan: bentuk pasifnya adalah please be advised, penggunaannya adalah kita ungkapkan dulu kalimat kondisinya, kemudian diakhiri dengan please be advised.

Contoh:
We haven’t got Order Confirmation No. 925926, please be advised.

2. Look Forward

Kata2 ini tidak hanya ditemukan dalam business e-mail, namun hampir dalam setiap e-mail atau letter. Artinya adalah sungguh2 mengharapkan. Bentuk penggunaannya adalah look forward + to + Noun. Nah noun disini bisa diisi dengan kata benda atau gerund.
Contohnya ada di bawah ini:

Thank you and look forward to your quick reply.

Thanks and I’m looking forward to hearing from you soon.

Catatan: banyak sekali kesalahan penggunaan look forward, entah itu digantinya to dengan for atau tidak digunakannya bentuk gerund setelah to untuk menjelaskan kata kerja

3. For

Selain mempunyai arti ‘kepada/untuk/bagi’ for juga berarti ‘sebab’. Contohnya adalah sebagai berikut:

Please pull in the due date of TPC-153T for the customer needs it immediately

4. Whether

Biasanya saya menggunakan kata2 ini jika saya mempunyai sebuah kondisi yang memiliki dua kemungkinan jawaban. Aturan penggunaannya adalah whether + kalimat A + or + kalimat B. Contohnya dibawah ini:

Please advise whether ADAM-4520-D2E in quantity of 10 pcs can be included in this-week shipment or not.

Catatan: jangan lupa dengan or –nya.

5. If so……

Untuk menghindari pengulangan kata biasanya saya memakai if so yang artinya adalah jika memang iya atau jika benar. Aturan penggunaannya adalah kalimat A. If so, kalimat B. Contohnya ada dibawah ini:

Is it possible to ship out USB-4711A-AE in quantity of 5 pcs on May 13th? If so, please inform the total amount of next-week shipment.

6. While

Digunakan saat terdapat dua buah kondisi kalimat yang bertolak belakang. Contoh:

We need 30 pcs of DSA-2100A while the availability status of it is 16 pcs on 2007/09/20

7. In advance

Artinya sebelumnya/diawal/didepan.
Contoh:

Thanks in advance, TT in advance