Tips Buat Business E-mail dalam Bahasa Inggris (1)

Sebenarnya membuat business e-mail itu gampang2 susah, tidak semudah yang dibayangkan dan terkadang membutuhkan tips2 khusus.
Dengan mengetahui tips-2 ini maka Anda akan dapat memulai membuat sebuah Business Email yang menarik.

Berikut sedikit ilmu yang bisa saya bagi berdasarkan pengalaman di kantor sehari-hari :

• Buatlah seramping mungkin.Pengalaman saya saat berhubungan dengan orang Taiwan ternyata berguna juga. Mereka bukanlah orang yang suka bertele-tele, sehingga komunikasi dalam bentuk e-mail cenderung hanya terdiri dari 1-2 baris kalimat. Lebih dari itu, tidak akan dibaca.
• Gunakan kata2 yg ’straight to the point’.Saat saya pertama kali membuat dan membaca e-mail perusahaan, saya pikir mereka adalah orang2 yg ‘kasar’, namun memang begitu keadaannya. Untuk bisnis skala international, dibutuhkan komunikasi yg tepat sasaran yaitu dengan menggunakan kalimat/kata2 yg sesuai dan tidak berlebihan dan langsung dimengerti oleh pihak lawan. Hindari pengulangan kata.
• Bullets dan Arrows Untuk Deskripsi Masalah.Penjelasan masalah terkadang membuat e-mail/letter terlihat penuh dan membosankan. Gunakan Bullets dan Arrows untuk membagi deskripsi masalah dan jangan lupa gunakan spasi lebih dari 1.
• Jangan sungkan mengatakan ‘Please’.Menurut buku2 yg saya baca, jarang dicontohkan penggunaan ‘Please’ namun berbeda dg fakta yg saya alami. Kebanyakan e-mail yg saya terima dan buat, setidaknya ada kata ‘Please’ didalamnya, menandakan bahwa si pembuat masih menggunakan ‘toto-kromo’ dan membutuhkan perhatian khusus.
  Dear Ms. Fannie,

  Please inform the L/T status of ES-2119/2219 for they’re all TBD on the B2B site.

  Thanks and look forward to your quick reply.

  Regards,

  Movi

  Reply dr Ms. Fannie:

  Dear Movi,

  Can you please advise the complete P/N, thanks.

  Regards,

  Fannie

• A.S.A.P jika urgent. A.S.A.P (as soon as possible) bisa digunakan jika anda ingin respon/jawaban cepat karena keterbatasan waktu/urgensitas.Contohnya adalah sebagai berikut:Dear Ms. Kelly,Please arrange shipment directly from China and confirm the delivery date A.S.A.P.

  Thanks.

  Regards,

  Movi

• Jika perlu gunakan Title di depan nama.Terkadang saya masih suka menggunakan title (Mr, Ms atau Mrs) di depan nama seseorang meski mereka lebih menyukai tanpa hal tersebut. Gunakan title jika anda membuat e-mail/letter pertama kali pada seseorang yg belum anda kenal atau pada seseorang yg anda tahu jabatannya jauh diatas anda.
• Salam-salam.Untuk mengakhiri e-mail/letter pastilah terdapat salam2 yg diikuti oleh nama penulis. Macamnya pun berbeda. Jika anda mengirimkannya pertama kali pada org yg belum anda kenal, lebih baik gunakan Best Regards atau Warm Regards (biasanya utk customer). Tapi jika anda sudah akrab, cukup memakai Regards, Yours, Rgs (singkatan dari Regards) atau bisa tidak sama sekali.

Semoga Tips-2 diatas bermanfaat bagi pekerjaan Anda.  Untuk tips yang lain akan saya tuliskan pada tutorial berikutnya.